Chính sách bảo mật

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng đối với dữ liệu cá nhân của khách hàng được thu thập và xử lý thông qua:

• Website nguyenduclaptop.com;
• Điện thoại, email, Zalo, Facebook Messenger và các kênh liên hệ chính thức;
• Hoạt động mua hàng, giao nhận, bảo hành, sửa chữa và chăm sóc khách hàng;
• Giao dịch trực tiếp tại cửa hàng;
• Các biểu mẫu, chương trình khuyến mại hoặc chương trình khảo sát do Công ty tổ chức.

Việc khách hàng cung cấp dữ liệu cá nhân cho Công ty được thực hiện trên cơ sở tự nguyện, phù hợp với nhu cầu giao dịch và quy định pháp luật.

2. Dữ liệu cá nhân có thể được thu thập

Tùy theo quá trình tương tác và giao dịch, Công ty có thể thu thập các nhóm dữ liệu sau:

2.1. Thông tin nhận dạng và liên hệ

Bao gồm họ tên, số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ giao nhận, địa chỉ xuất hóa đơn và các thông tin liên hệ khác do khách hàng cung cấp.

2.2. Thông tin giao dịch

Bao gồm sản phẩm khách hàng quan tâm hoặc đã mua, mã đơn hàng, giá trị đơn hàng, phương thức thanh toán, trạng thái thanh toán, lịch sử giao nhận, đổi trả, bảo hành, sửa chữa và khiếu nại.

2.3. Thông tin phục vụ xuất hóa đơn

Bao gồm tên cá nhân hoặc tổ chức, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn và các thông tin cần thiết khác theo quy định về hóa đơn, chứng từ.

2.4. Thông tin thanh toán

Công ty có thể tiếp nhận thông tin về trạng thái thanh toán, số tiền, thời điểm giao dịch, tên chủ tài khoản hoặc nội dung chuyển khoản để xác nhận và đối soát giao dịch.

Công ty không yêu cầu khách hàng cung cấp mật khẩu ngân hàng, mã PIN, mã OTP hoặc thông tin bảo mật tài khoản thanh toán.

2.5. Thông tin kỹ thuật

Khi khách hàng truy cập website, hệ thống có thể ghi nhận địa chỉ IP, loại thiết bị, loại trình duyệt, hệ điều hành, thời gian truy cập, trang đã xem, từ khóa tìm kiếm và dữ liệu cookie hoặc công nghệ tương tự.

2.6. Nội dung trao đổi

Bao gồm nội dung cuộc gọi, tin nhắn, email, phản ánh, yêu cầu hỗ trợ, hình ảnh, video hoặc tài liệu mà khách hàng chủ động gửi cho Công ty.

Công ty chỉ thu thập những dữ liệu phù hợp và cần thiết với mục đích đã được công khai.

3. Phương thức thu thập dữ liệu

Dữ liệu cá nhân có thể được thu thập trong các trường hợp sau:

• Khách hàng đăng ký tài khoản hoặc điền biểu mẫu trên website;
• Khách hàng đặt hàng, thanh toán hoặc yêu cầu xuất hóa đơn;
• Khách hàng liên hệ qua điện thoại, email, Zalo, Messenger hoặc cửa hàng;
• Khách hàng gửi yêu cầu bảo hành, đổi trả, sửa chữa hoặc khiếu nại;
• Khách hàng tham gia khảo sát, chương trình khuyến mại hoặc nhận thông tin tiếp thị;
• Hệ thống website tự động ghi nhận dữ liệu kỹ thuật và cookie trong quá trình truy cập;
• Công ty nhận thông tin từ đơn vị vận chuyển, đơn vị thanh toán hoặc bên cung cấp dịch vụ liên quan đến giao dịch của khách hàng.

4. Mục đích và phạm vi sử dụng dữ liệu

Công ty xử lý dữ liệu cá nhân trong phạm vi cần thiết cho các mục đích sau:

1. Tiếp nhận và xử lý yêu cầu tư vấn, đặt hàng hoặc mua hàng;
2. Xác nhận thông tin khách hàng, sản phẩm, giá bán và phương thức thanh toán;
3. Thực hiện giao hàng, lắp đặt, xuất hóa đơn và cung cấp chứng từ;
4. Thực hiện bảo hành, sửa chữa, đổi trả và hoàn tiền;
5. Liên hệ để cập nhật trạng thái đơn hàng hoặc xử lý vấn đề phát sinh;
6. Tiếp nhận và giải quyết phản ánh, yêu cầu, khiếu nại;
7. Quản lý tài khoản khách hàng và lịch sử giao dịch;
8. Phòng ngừa hành vi giả mạo, gian lận, truy cập trái phép hoặc gây mất an toàn hệ thống;
9. Đánh giá và cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ và trải nghiệm sử dụng website;
10. Thực hiện hoạt động chăm sóc khách hàng, gửi thông tin sản phẩm hoặc chương trình khuyến mại khi khách hàng đã đồng ý hoặc không từ chối nhận thông tin;
11. Thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế, hóa đơn, báo cáo và các nghĩa vụ pháp lý khác;
12. Cung cấp thông tin theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Công ty không sử dụng dữ liệu cá nhân cho mục đích không liên quan hoặc không phù hợp với nội dung đã công khai, trừ trường hợp được khách hàng đồng ý hoặc pháp luật cho phép.

5. Thời gian lưu trữ dữ liệu

Dữ liệu cá nhân được lưu trữ trong khoảng thời gian cần thiết để thực hiện mục đích thu thập và phù hợp với quy định pháp luật.

Thời gian lưu trữ được xác định theo các nguyên tắc sau:

• Dữ liệu liên quan đến đơn hàng được lưu trong thời gian cần thiết để xử lý giao dịch, giao nhận, đổi trả và hoàn tiền;
• Dữ liệu bảo hành, sửa chữa được lưu trong thời hạn bảo hành và khoảng thời gian cần thiết để giải quyết quyền lợi của khách hàng;
• Dữ liệu hóa đơn, kế toán, thuế và chứng từ giao dịch được lưu theo thời hạn bắt buộc của pháp luật;
• Dữ liệu liên quan đến phản ánh, khiếu nại hoặc tranh chấp được lưu cho đến khi vụ việc được giải quyết và hết thời hạn lưu trữ cần thiết;
• Dữ liệu tiếp thị được xử lý cho đến khi khách hàng rút lại sự đồng ý hoặc yêu cầu ngừng nhận thông tin;
• Dữ liệu kỹ thuật và nhật ký hệ thống được lưu trong thời gian phù hợp để bảo đảm an toàn, kiểm tra lỗi và phòng chống gian lận;
• Dữ liệu tài khoản được lưu trong thời gian tài khoản còn hoạt động hoặc cho đến khi có yêu cầu xóa hợp lệ.

Khi hết thời hạn lưu trữ hoặc không còn cần thiết, dữ liệu sẽ được xóa, hủy, ẩn danh hoặc xử lý theo quy trình quản lý dữ liệu của Công ty, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu tiếp tục lưu giữ.

6. Tổ chức, cá nhân có thể được tiếp cận dữ liệu

Dữ liệu cá nhân của khách hàng chỉ được tiếp cận trong phạm vi cần thiết bởi:

6.1. Nhân sự được phân quyền của Công ty

Bao gồm nhân viên tư vấn, bán hàng, giao nhận, kế toán, kỹ thuật, bảo hành, chăm sóc khách hàng và nhân sự quản trị hệ thống có nhiệm vụ trực tiếp liên quan.

6.2. Đơn vị vận chuyển và giao nhận

Thông tin như họ tên, số điện thoại, địa chỉ và nội dung đơn hàng có thể được cung cấp cho đơn vị vận chuyển để thực hiện việc giao hoặc nhận lại hàng hóa.

6.3. Ngân hàng và đơn vị thanh toán

Thông tin cần thiết có thể được cung cấp hoặc đối soát với ngân hàng, tổ chức tài chính hoặc đơn vị trung gian thanh toán để xác nhận giao dịch, trả góp hoặc hoàn tiền.

6.4. Đơn vị kỹ thuật và cung cấp hạ tầng

Bao gồm đơn vị cung cấp hosting, tên miền, phần mềm quản lý, lưu trữ dữ liệu, hóa đơn điện tử, bảo mật hoặc hỗ trợ kỹ thuật cho website.

6.5. Nhà sản xuất, nhà phân phối hoặc trung tâm bảo hành

Thông tin về khách hàng, sản phẩm, số serial và tình trạng sản phẩm có thể được cung cấp khi cần thiết để thực hiện bảo hành, sửa chữa hoặc xác minh nguồn gốc hàng hóa.

6.6. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Công ty có thể cung cấp dữ liệu khi nhận được yêu cầu hợp pháp hoặc khi việc cung cấp là cần thiết để thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật.

Các bên được tiếp cận dữ liệu chỉ được nhận thông tin trong phạm vi cần thiết cho công việc, giao dịch hoặc nghĩa vụ có liên quan.

Công ty không mua bán, trao đổi hoặc cung cấp dữ liệu cá nhân của khách hàng cho bên thứ ba vì mục đích thương mại độc lập.

7. Biện pháp bảo mật dữ liệu

Công ty áp dụng các biện pháp quản lý và kỹ thuật phù hợp nhằm hạn chế nguy cơ mất mát, sử dụng sai mục đích, truy cập trái phép, tiết lộ, thay đổi hoặc phá hủy dữ liệu, bao gồm:

• Phân quyền truy cập theo chức năng và nhiệm vụ;
• Sử dụng tài khoản, mật khẩu và biện pháp xác thực phù hợp;
• Kiểm soát truy cập vào hệ thống quản trị;
• Sao lưu dữ liệu và áp dụng biện pháp phục hồi khi xảy ra sự cố;
• Giám sát, ghi nhận nhật ký hệ thống khi cần thiết;
• Cập nhật phần mềm và khắc phục lỗ hổng bảo mật;
• Hạn chế thu thập và chia sẻ dữ liệu vượt quá phạm vi cần thiết;
• Yêu cầu nhân sự và bên cung cấp dịch vụ bảo mật thông tin;
• Áp dụng quy trình tiếp nhận và xử lý sự cố an toàn dữ liệu.

Khách hàng có trách nhiệm bảo mật thông tin tài khoản, mật khẩu, thiết bị đăng nhập và không cung cấp mã OTP hoặc thông tin thanh toán bí mật cho bất kỳ tổ chức, cá nhân nào.

Không có phương thức truyền tải hoặc lưu trữ dữ liệu trên internet bảo đảm an toàn tuyệt đối. Trong trường hợp xảy ra sự cố, Công ty sẽ áp dụng biện pháp cần thiết để hạn chế ảnh hưởng, xác minh nguyên nhân và xử lý theo quy định pháp luật.

8. Quyền của khách hàng đối với dữ liệu cá nhân

Trong phạm vi pháp luật cho phép, khách hàng có quyền:

• Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân;
• Yêu cầu xem hoặc nhận thông tin về dữ liệu của mình;
• Yêu cầu chỉnh sửa, cập nhật dữ liệu không chính xác;
• Rút lại sự đồng ý đối với hoạt động xử lý dựa trên sự đồng ý;
• Yêu cầu ngừng sử dụng dữ liệu cho mục đích tiếp thị;
• Yêu cầu xóa hoặc hủy dữ liệu;
• Yêu cầu hạn chế việc xử lý dữ liệu;
• Phản đối hoạt động xử lý dữ liệu trong trường hợp phù hợp;
• Khiếu nại hoặc phản ánh về việc thu thập, sử dụng và bảo mật dữ liệu;
• Thực hiện các quyền khác theo quy định pháp luật.

Việc rút lại sự đồng ý hoặc yêu cầu xóa dữ liệu không làm ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hoạt động xử lý đã được thực hiện trước thời điểm Công ty nhận được yêu cầu.

Một số yêu cầu có thể chưa được thực hiện ngay nếu dữ liệu cần được tiếp tục lưu trữ để hoàn thành đơn hàng, bảo hành, giải quyết tranh chấp, phòng chống gian lận, thực hiện nghĩa vụ thuế, kế toán hoặc nghĩa vụ pháp lý khác. Trong trường hợp đó, Công ty sẽ thông báo lý do cho khách hàng.

9. Phương thức xem và chỉnh sửa dữ liệu

Khách hàng có thể xem hoặc chỉnh sửa một số thông tin thông qua tài khoản trên website, trong trường hợp website hỗ trợ chức năng này.

Khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu tới Công ty qua:

• Email: Lienhe@nguyenduclaptop.com;
• Điện thoại tư vấn bán hàng: 0334.868.868;
• Tin nhắn Zalo, Facebook Messenger hoặc chức năng liên hệ trên website;
• Trực tiếp tại cửa hàng của Công ty.

Yêu cầu nên bao gồm:

1. Họ tên và thông tin liên hệ;
2. Nội dung dữ liệu cần xem, cập nhật hoặc chỉnh sửa;
3. Nội dung đề nghị cụ thể;
4. Thông tin hoặc tài liệu cần thiết để xác minh người gửi yêu cầu là chủ thể dữ liệu hoặc người đại diện hợp pháp.

Sau khi xác minh, Công ty sẽ tiến hành kiểm tra và cập nhật dữ liệu hoặc thông báo kết quả xử lý cho khách hàng.

Công ty có thể từ chối yêu cầu nếu không đủ cơ sở xác minh danh tính, yêu cầu xâm phạm quyền của người khác hoặc thuộc trường hợp không được thực hiện theo quy định pháp luật.

10. Quy trình yêu cầu xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý dữ liệu

Khách hàng gửi yêu cầu qua các đầu mối liên hệ quy định tại Mục 9 và ghi rõ:

• Dữ liệu đề nghị xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý;
• Lý do và phạm vi yêu cầu;
• Thông tin nhận dạng cần thiết để xác minh;
• Tài liệu chứng minh tư cách đại diện nếu yêu cầu được gửi thay người khác.

Sau khi tiếp nhận, Công ty thực hiện theo quy trình:

Bước 1: Tiếp nhận và xác nhận yêu cầu

Công ty ghi nhận yêu cầu và có thể liên hệ để xác minh danh tính hoặc yêu cầu khách hàng bổ sung thông tin.

Bước 2: Kiểm tra phạm vi dữ liệu

Công ty xác định dữ liệu đang được lưu trữ, mục đích xử lý và nghĩa vụ pháp lý có liên quan.

Bước 3: Thực hiện yêu cầu

Trường hợp yêu cầu hợp lệ, Công ty sẽ xóa, hủy, ẩn danh, khóa quyền truy cập hoặc hạn chế việc tiếp tục sử dụng dữ liệu theo phạm vi phù hợp.

Bước 4: Thông báo kết quả

Công ty thông báo kết quả xử lý hoặc lý do chưa thể thực hiện toàn bộ yêu cầu.

Công ty có thể chưa xóa dữ liệu trong các trường hợp:

• Dữ liệu cần thiết để hoàn thành giao dịch hoặc yêu cầu của khách hàng;
• Dữ liệu đang được sử dụng để xử lý bảo hành, đổi trả hoặc khiếu nại;
• Dữ liệu phải lưu giữ theo quy định về thuế, kế toán, hóa đơn hoặc chứng từ;
• Dữ liệu cần thiết để giải quyết tranh chấp hoặc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp;
• Việc lưu giữ được yêu cầu bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Các trường hợp khác theo quy định pháp luật.

Trong thời gian chưa thể xóa, Công ty có thể hạn chế việc sử dụng dữ liệu cho các mục đích không còn cần thiết.

11. Quy trình tiếp nhận và giải quyết khiếu nại về dữ liệu

Khi cho rằng dữ liệu cá nhân bị thu thập, sử dụng, tiết lộ hoặc xử lý không phù hợp, khách hàng có thể gửi phản ánh hoặc khiếu nại qua:

• Email: Lienhe@nguyenduclaptop.com;
• Điện thoại: 0334.868.868;
• Zalo, Messenger hoặc chức năng liên hệ trên website;
• Trực tiếp tại cửa hàng của Công ty.

Nội dung khiếu nại nên bao gồm:

1. Họ tên và thông tin liên hệ của người khiếu nại;
2. Mô tả sự việc;
3. Dữ liệu hoặc hoạt động xử lý có liên quan;
4. Thời điểm phát hiện;
5. Tài liệu, hình ảnh hoặc bằng chứng kèm theo nếu có;
6. Yêu cầu hoặc phương án giải quyết đề nghị.

Quy trình xử lý gồm:

• Tiếp nhận và ghi nhận khiếu nại;
• Xác minh danh tính và thông tin sự việc;
• Kiểm tra hệ thống, dữ liệu và các bên có liên quan;
• Áp dụng biện pháp ngăn chặn hoặc hạn chế ảnh hưởng nếu cần;
• Thông báo kết quả và phương án giải quyết.

Công ty xác nhận việc tiếp nhận trong thời gian thông thường không quá 03 ngày làm việc. Thời gian giải quyết phụ thuộc vào tính chất vụ việc và được thực hiện theo quy định pháp luật. Nếu cần thêm thời gian để xác minh, Công ty sẽ thông báo cho khách hàng về lý do và tiến độ xử lý.

Trường hợp không đồng ý với kết quả giải quyết, khách hàng có quyền gửi khiếu nại hoặc yêu cầu tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

12. Cookie và công nghệ tương tự

Website có thể sử dụng cookie hoặc công nghệ tương tự để:

• Duy trì phiên truy cập và giỏ hàng;
• Ghi nhớ lựa chọn của người dùng;
• Phân tích hoạt động và hiệu suất website;
• Phát hiện lỗi, hành vi bất thường hoặc nguy cơ mất an toàn;
• Đo lường hiệu quả nội dung và quảng cáo trong trường hợp được phép.

Khách hàng có thể cài đặt trình duyệt để từ chối hoặc xóa cookie. Việc vô hiệu hóa một số cookie có thể làm ảnh hưởng đến chức năng đăng nhập, giỏ hàng hoặc trải nghiệm sử dụng website.

13. Thông tin tiếp thị

Công ty có thể gửi thông tin về sản phẩm, dịch vụ, chương trình ưu đãi hoặc hoạt động chăm sóc khách hàng qua điện thoại, tin nhắn, email hoặc các kênh trực tuyến khi phù hợp với quy định pháp luật.

Khách hàng có thể từ chối nhận nội dung tiếp thị bằng cách:

• Sử dụng chức năng hủy đăng ký trong email hoặc tin nhắn;
• Trả lời yêu cầu ngừng nhận thông tin;
• Liên hệ với Công ty qua email hoặc số điện thoại được công khai.

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, Công ty sẽ ngừng sử dụng thông tin liên hệ cho mục đích tiếp thị, nhưng vẫn có thể gửi thông báo cần thiết liên quan đến đơn hàng, bảo hành, thanh toán hoặc giao dịch của khách hàng.

14. Dữ liệu của người chưa thành niên

Người chưa thành niên khi cung cấp dữ liệu hoặc thực hiện giao dịch cần có sự đồng ý, hướng dẫn hoặc đại diện của cha, mẹ hoặc người đại diện hợp pháp theo quy định pháp luật.

Khi phát hiện dữ liệu của người chưa thành niên được cung cấp không phù hợp, Công ty có thể xác minh, hạn chế xử lý hoặc xóa dữ liệu theo quy định.

15. Thay đổi chính sách

Công ty có thể sửa đổi, bổ sung Chính sách bảo mật để phù hợp với hoạt động kinh doanh, công nghệ và quy định pháp luật.

Phiên bản cập nhật sẽ được công khai trên website và ghi rõ ngày cập nhật. Các thay đổi quan trọng liên quan trực tiếp đến quyền lợi của khách hàng có thể được thông báo bằng hình thức phù hợp.